Als freelancer werk je meestal op basis van een uurtarief. Voor starters kan het lastig zijn om de hoogte van dit tarief te bepalen. Er is geen magische formule en je wilt niet te hoog of te laag zitten. Het minimale uurtarief kun je vaststellen aan de hand van de jaarlijkse kosten, maar deze cijfermatige berekening is slechts een eerste stap naar het uiteindelijke tarief. Want voor een passend uurtarief, houd je rekening met factoren als expertise, ervaring en de markt.
 

Het juiste uurtarief

Met de jaarlijkse kosten op een rij, kun je uitrekenen welk uurtarief genoeg is om break-even te draaien. Je verdient dan genoeg om alle kosten te dekken. Maar als freelancer wil je natuurlijk ook winst maken. Je wilt sparen en leuke dingen doen. Het bepalen van het juiste uurtarief, kan als startende ondernemer lastig zijn omdat er geen magische formule voor is. Wel zijn er op het internet tools en richtlijnen te vinden die je kunnen helpen. Zo publiceren wij elk jaar de gemiddelde uurtarieven van freelancers per branche. Deze gegevens helpen je al een eind op weg, maar toch kan het bepalen van jouw tarief nog steeds nattevingerwerk zijn. Daarom geven we in dit artikel de verschillende factoren die invloed kunnen hebben op het uiteindelijke uurtarief.
 

Jaarlijkse kosten berekenen

Als eerste moet je de jaarlijkse kosten op een rij zetten. Bereken alle persoonlijke uitgaven in één jaar, dus alles omtrent wonen, voeding en leefstijl. Van dit eindbedrag moet je een jaar lang comfortabel kunnen leven. Bereken vervolgens alle zakelijke kosten die je moet maken om je bedrijf te laten draaien. Als starter is dit lastig, maar probeer toch een inschatting te maken van de kosten voor apparatuur, vervoer, telefoon, internet, website, en eventuele huur van een kantoorruimte buitenshuis. Als laatste moet je vaststellen welke belastingtarieven voor jou gelden. Denk aan btw, inkomstenbelasting, verzekeringen en pensioen. De resultaten van de persoonlijke uitgaven, zakelijke kosten en belastingtarieven tel je op en dit resulteert in een eindbedrag. Dit is het break-even bedrag dat je jaarlijks moet verdienen om van te leven zonder schulden te hoeven maken.
 

Jaarlijks te factureren uren

Nu je weet hoeveel geld er jaarlijks moet binnenkomen, kun je berekenen hoe je dit als freelancer of zzp’er daadwerkelijk gaat verdienen. Bereken dus het aantal uren dat je aan klanten denkt te kunnen factureren. Verleidelijk is het om te denken dat je veertig uur per week werkt en dat dit met een uurtarief van vijftig euro maar liefst tweeduizend euro per week oplevert. Dit is natuurlijk niet reëel. Je kunt als freelancer immers niet ieder uur van de dag declareren. Tegenover ieder uur dat je werkt, zet je een niet te declareren uur. Dit uur heb je nodig voor reizen, boekhouding, acquisitie, klantenbinding, marketing, vakantie of ziekte.
 

Voorbeeldberekening uurtarief

Als je persoonlijke uitgaven 17.000 euro bedroegen, je zakelijke kosten 10.000 euro en de kosten voor belasting, verzekeringen en pensioen 13.000 euro, dan zijn de totale jaarlijkse kosten 40.000 euro. Dit bedrag moet er jaarlijks binnenkomen voor een levensvatbaar bedrijf. Vervolgens bereken je het aantal te factureren uren per jaar. Ga bijvoorbeeld uit van 940 declarabele uren: 52 weken minus 4 weken vakantie en 1 week ziekte = 47 weken x 5 dagen = 235 werkdagen x 4 declarabele uren per dag = 940 uur. Vervolgens deel je de kosten, 40.000 euro, door 940, wat neerkomt op een uurtarief van € 42,55.


Het incalculeren van winst

Het bedrag van € 42,55 in de voorbeeldberekening, is dus het uurtarief dat je minimaal moet rekenen om break-even te draaien. Maar als ondernemer wil je natuurlijk winst maken. Van dit geld kun je immers sparen, op vakantie gaan of een nieuwe auto kopen. Stel dat je per jaar 15.000 euro winst wilt maken, dan moet je dit bedrag optellen bij de jaarlijkse kosten en vervolgens delen door de te declareren uren. Dit levert dus een uurtarief op van €58,51 (40.000 euro plus 15.000 euro, gedeeld door 940 uren). Werk je in een jaar dus daadwerkelijk alle 940 uren voor dit uurtarief, dan heb je aan het eind van het jaar 15.000 euro over. Let wel op dat in deze berekening de belasting hierover niet is meegeteld. Deze berekening is slechts een voorbeeld en de werkelijkheid kan anders uitvallen.
 

Marktconforme tarieven

Probeer er als startende freelancer achter te komen welke tarieven in overeenstemming zijn met die binnen de branche. Dit helpt je om jouw plek in de markt te bepalen. Want als jij 125 euro per uur vraagt en een ander 55 euro, dan is de kans niet zo groot dat men jou de opdracht gunt. Natuurlijk is het lastig om erachter te komen welke tarieven collega’s en grotere bedrijven hanteren, maar probeer toch iemand uit de branche te polsen. Richt je ook op je directe omgeving. De tarieven in Amsterdam kunnen immers hoger of lager zijn dan die in bijvoorbeeld Drenthe of Overijssel. Ons overzicht van de gemiddelde uurtarieven van freelancers per branche en regio, kan je helpen om inzicht te krijgen in de marktconforme tarieven.
 

Vraag en aanbod

Nadat je de winstberekening hebt meegenomen in je tarief, kijk je naar de vraag en aanbod binnen jouw branche. Is er veel vraag naar jouw diensten, bijvoorbeeld omdat jij en andere freelancers uit de branche veel aanvragen hebben van klanten, of omdat je regelmatig hoort dat het lastig is om een freelancer te vinden, dan kun je overwegen om het uurtarief te verhogen. Is er echter weinig vraag, vind je maar moeilijk klanten, is er een tekort aan klanten of zoeken collega freelancers weer een baan, dan moet je misschien je tarief verlagen om te kunnen concurreren.
 

Expertise van de freelancer

Natuurlijk is er ook bij freelancers sprake van een verhouding tussen prijs en kwaliteit. Bij meer expertise, kun je een hoger uurtarief rekenen. Laat bijvoorbeeld je opleiding meewegen in de hoogte van je uurtarief. Als starter is het lastig om een uurtarief vast te stellen dat in verhouding is met je expertise. Het is dus aan te raden om te beginnen met een bescheiden uurtarief om zo een klantenbestand en portfolio op te bouwen. Gaandeweg kun je steeds beter een tijdsinschatting maken, en dankzij je expertise kun je dan op den duur het uurtarief verhogen.
 

Ervaring van de freelancer

Ervaring gaat voor een groot deel samen met expertise. Toch is het vaak nog van een andere orde. Neem bijvoorbeeld een getalenteerde fotograaf met een ruime klantenkennis die in staat is om van tevoren in te schatten dat er tijdens een project problemen zullen optreden. Intuïtief weet hij wat succesvol zal zijn voor de klant. Hij is dus in staat om tijd en geld te besparen en kan met een gerust hart zijn tarieven afstemmen op basis van zijn ervaring. Dit hogere tarief zorgt ook voor een natuurlijke selectie voor wat betreft klanten. Als starter kun je alle klanten gebruiken en met een concurrerend tarief krijg je een groter klantenbestand. Maar als je ervaring hebt, stel je een kleiner klantenbestand waarschijnlijk meer op prijs. Omdat sommige klanten zich jouw tarieven niet kunnen veroorloven, blijven zij vanzelf weg.
 

Dienstverlening als freelancer

Ga ook bij jezelf na hoe het zit met jouw dienstverlening. Dit kan een behoorlijk verschil maken voor je prijsplaatje. Ben je permanent beschikbaar en kun je de opdracht snel en voor de deadline af hebben, of heb je een langer tijdsbestek nodig voor een relatief kleine opdracht en moet de klant soms wat langer wachten? In al deze gevallen is het verstandig om passende tarieven te hanteren.
 

Bedrijfsstrategie

Naast al deze factoren die je helpen om de hoogte van het uurtarief vast te stellen, kun je natuurlijk ook opzettelijk een lager of hoger tarief rekenen vanwege een bepaalde strategie of positionering. Denk eens aan een parfum van Chanel en een parfum van een huismerk. Beiden ruiken misschien even lekker, maar toch vind je het heel normaal om meer te betalen voor het parfum van Chanel. Dit werkt op dezelfde manier bij jouw klanten. Jouw tarieven zijn immers laagdrempelig, top-end of ergens daar tussenin. Voor een hoog tarief verwachten klanten het beste. Bij een laag tarief kunnen zij zich afvragen of je wel kwaliteit levert. Toch sleep je met een laag tarief waarschijnlijk meer opdrachten binnen. Lever je vervolgens goed werk, dan krijg je repeterende opdrachten en mond-tot-mondreclame. De keerzijde van de medaille is dat je soms hard moet werken op de eindjes aan elkaar te knopen. Maar dit hoeft slechts tijdelijk te zijn. Na iedere succesvolle periode kun je je tarieven verhogen en dan bereik je uiteindelijk een punt waarop je er tevreden mee bent.
 

Verhoog je tarief op den duur

Nu je weet hoe je een passend uurtarief kunt berekenen, is het tijd om met vallen en opstaan te ervaren hoe klanten reageren. Bedenk dat je gerust je uurtarief mag verhogen, als blijkt dat klanten er geen moeite mee hebben om tweemaal het break-even tarief te betalen. Dit heeft niets te maken met hebberig zijn, maar alles met economie. Je factureert zoveel als de markt kan verdragen. Soms ben je je als freelancer niet bewust van je eigen waarde. Zelfs als je jouw ervaring, expertise en dienstverlening mee laat wegen, kun je jezelf nog tekortdoen. Als je ervoor zorgt dat je met jouw tarief niet zodanig overdrijft dat je potentiële klanten verliest, kun je best - met kleine stappen - jouw uurtarief verhogen.
 
Of een uurtarief voor jou werkt, is natuurlijk afhankelijk van je branche. Niet iedere freelancer heeft baat bij een uurtarief. Zo rekent een freelance secretaresse misschien per project, een copywriter per woord of pagina, een fotograaf per foto en een designer per ontwerp. Weer anderen factureren misschien per dagdeel of op basis van nacalculatie. Wat voor jou het beste is, tarieven per uur of per opdracht, is dus mede afhankelijk van je branche. Kies je voor een uurtarief, dan blijft het als beginnende freelancer nog nattevingerwerk. Maar door ervaring word je wijs en uiteindelijk bereik je hoe dan ook een punt waarop je tevreden bent met jouw uurtarief. Lees ook het artikel motivering van het uurtarief, want je moet als freelancer je tarief natuurlijk ook ‘verkopen’ aan de klant.
 

Bepaal in acht stappen jouw uurtarief:

  1. Bereken je jaarlijkse kosten.

  2. Bereken hoeveel uur je jaarlijks kunt factureren.

  3. Bedenk hoeveel winst je jaarlijks wilt maken.

  4. Tel de jaarlijkse kosten en de gewenste jaarlijkse winst bij elkaar op. Deel dit bedrag door de te factureren uren.

  5. Vergelijk dit uurtarief met de tarieven binnen jouw branche en beslis of er nog ruimte is om het tarief bij te stellen.

  6. Is er ruimte om het tarief bij te stellen, probeer dan te ontdekken hoe de vraag en aanbod is binnen de branche. Bij veel vraag, kun je het tarief verhogen.

  7. Bedenk wat jouw expertise, ervaring en dienstverlening is als freelancer en of dit invloed kan hebben op het tarief.

  8. Bedenk of je een bepaalde bedrijfsstrategie wilt hanteren en laat dit de doorslag geven voor jouw uiteindelijke uurtarief.