Tijdschema of budget in gevaar: signaleer het tijdig als freelancer

Als freelancer ben je op jezelf aangewezen. Dreigen er zich tijdens een opdracht problemen voor te doen, dan moet je die zélf tijdig signaleren. Doe je dat niet, dan word je er waarschijnlijk zelf de dupe van.
 

Problemen tijdens een freelance opdracht

Freelancen of zzp’en is niet altijd even makkelijk. Problemen moet je met de klant zien op te lossen. Er is niemand die je vertelt hoe het moet. Zo kan een opdracht duurder uitvallen dan je in de offerte vermeldde, of het tijdschema loopt uit. Dit kan vooral gebeuren bij grote projecten. Het kan dat je hier als freelancer zelf de oorzaak van bent, maar het kan ook dat de klant hier de oorzaak van is. Is het je eigen schuld en trek je niet tijdig aan de bel, dan draai je in negen van de tien keer zélf op voor de kosten. Je moet problemen dus tijdig signaleren en bespreken met je opdrachtgever. Ook kan het geen kwaad om soms eens iets extra’s te doen.
 

Budgetoverschrijding door eigen schuld

Soms kan een opdracht duurder uitvallen dan je geoffreerd hebt. Bijvoorbeeld omdat je de hoeveelheid werk hebt onderschat, omdat je de zaken verkeerd hebt aangepakt of omdat je de briefing niet goed gevolgd hebt. Of je hebt een andere fout gemaakt. Als je om de een of andere reden onzeker bent over het aantal uren dat met de opdracht gemoeid is, maak dit dan al aan het begin van de opdracht kenbaar aan je klant. De kans bestaat dat men dit accepteert en rekening houdt met een budgetoverschrijding. Maak bijvoorbeeld een offerte op basis van nacalculatie. Bespreek je echter niet tijdig met je opdrachtgever dat het budget overschreden zal worden, dan draai je waarschijnlijk zelf op voor de kosten.
 

Budgetoverschrijding door toedoen van de klant

Maar ook kan de klant de oorzaak zijn van een budgetoverschrijding. Bijvoorbeeld omdat de opdrachtgever slecht communiceert, informatie niet op tijd aanlevert of te veel aanpassingen wilt. Meestal is de reden van zulke problemen dat klanten niet begrijpen waar het precies om gaat. Ze hebben geen idee van wat jij nodig hebt om je werk goed te doen, hebben het te druk of zijn gewoon veel te enthousiast. Als een klant je vraagt om werk te leveren dat niet in je offerte stond en het is later ook niet afgesproken, dan is het niet meer dan normaal dat je recht hebt op een geschikte compensatie. Maar wat de reden ook is van de budgetoverschrijding, zie het als jouw verantwoordelijkheid om de situatie te redden voor het compleet uit de hand loopt. Zorg tijdens de opdracht voor een goede communicatie.
 

Uitlopen van het tijdschema

Nog vervelender is het als je de afgesproken deadline niet haalt. Je kunt stellen dat, tenzij de klant de oorzaak is van de vertraging en jij ze bijtijds hebt gewaarschuwd, jij zelf verantwoordelijk bent voor een tijdige oplevering. Vaak zal het overschrijden van de deadline geen financiële consequenties hebben, maar het kan wel andere consequenties hebben. Zo zal de klant minder tevreden zijn en loop je het risico dat ze pas laat gaan betalen. De beste methode om het uitlopen van het tijdschema te vermijden is om hier al van tevoren bij het maken van een tijdsinschatting rekening mee te houden. Zo voorkom je dat je niet aan het verwachtingspatroon van je klant kunt voldoen. Schat de uren die je voor een opdracht nodig denkt te hebben nooit te krap in en blijf realistisch, ook als van je van nature een optimist bent.
 

Iets extra’s doen voor je klant

Het legt je geen windeieren als je af en toe ongevraagd iets extra’s doet voor je klant, zonder daar extra voor te factureren. Denk aan een applicatie voor een website of een extra tekstbijdrage. Je klant zal het appreciëren en het gevoel krijgen dat je hart voor de zaak hebt. Onthoud wel: ‘af en toe’. Want als je permanent meer levert dan afgesproken, zal dat al snel gezien worden als ‘normaal’ in plaats van als een attentie. Laat de klant dus op een subtiele manier weten dat je een gunst verleent.
 

Redder in nood

In de freelancerwereld komt soms de kans voorbij om je opdrachtgever uit de brand te helpen. Laat deze niet voorbijgaan! De klant heeft immers, net zoals jij, deadlines of verplichtingen. Dus wendt hij zich tot je met een dringende deadline waarvoor hij niemand anders kan vinden, dan is het natuurlijk fantastisch als jij op dat kritieke moment zijn ‘redder in nood’ bent. Dit levert je een heleboel waardering op, om maar niet te spreken van een uitstekende referentie. Speel alleen niet té vaak de redder in nood, net zoals dat je niet té vaak iets extra’s moet doen. Want een klant kan dan het idee krijgen dat je altijd maar voor hem klaarstaat. Ga dus spaarzaam en overwogen om met een extra dienstverlening. Je wil dat opdrachtgevers je moeite appreciëren, niet dat ze het vanzelfsprekend vinden.

Zie je tijdens een opdracht problemen aankomen die het hele proces kunnen verstoren – of dat nu door jou of door de klant komt - waarschuw de klant dan zo snel mogelijk. Jij blijft dan open en eerlijk en je klant kan maatregelen treffen. Hoe ervarener je wordt, des te eerder en beter je gevaar signaleert. Toch overkomt het iedere freelancer wel een keer dat de deadline niet wordt gehaald of dat het budget wordt overschreden. Dit hoort echter bij freelancen! Leer van je fouten en voorkom dat je de volgende keer in dezelfde valkuil stapt. Als je dan soms nog iets extra’s doet voor een klant, dan wordt niemand ergens de dupe van en wordt de zakelijke relatie niet verstoord.