Misschien houd je je als freelancer liever bezig met je vak, dan met het versturen van facturen. Of misschien haal je er juist wel voldoening uit. Hoe dan ook, na het verrichten van je werkzaamheden – maak je een factuur op. Deze moet voldoen aan de wettelijke factuureisen.
 

Bedenk hoe je gaat factureren

Ben je beginnend freelancer, dan moet je bedenken hoe jouw factuur eruit gaat zien. Maak hem op in je huisstijl, om jouw merk uit te stralen. Maar naast de vormgeving, moet je je bedenken hoe je de facturen gaat maken. Zo kun je een lay-out in Excel ontwerpen en elke factuur hierin handmatig aanmaken. Maar ook kun je voor het factureren een speciaal programma gebruiken. Zulke systemen zijn makkelijk in gebruik. Ze houden de factuurnummers automatisch bij en genereren gemakkelijk herinneringen of aanmaningen.
 

Versturen van facturen

Verkoop je iets, of lever je een dienst, dan moet je altijd een factuur opmaken. Lever je aan andere ondernemers, dan moet je deze ook altijd toesturen. De meeste freelancers versturen hun facturen op een vast tijdstip, bijvoorbeeld in de laatste week van de maand. Maar natuurlijk kun je een klant ook direct na een opdracht factureren. De verkoopfacturen die je opmaakt registreer je in je administratie. Ben je btw-plichtig, dan moet je btw heffen en elk kwartaal belastingaangifte doen bij de Belastingdienst. Het opmaken van een factuur is niet moeilijk, maar moet dus wel zorgvuldig gebeuren.
 

Factuurnummer en datum

Om te beginnen, moet elke factuur die je opmaakt uniek zijn. Je moet ze dus een factuurnummer geven. Elke opvolgende factuur geef je een opvolgend factuurnummer. Je mag zelf kiezen of je als beginnend freelancer begint met factuurnummer 1 of met een hoog getal, zoals bijvoorbeeld het jaartal gevolgd door drie of vier nullen. Zo’n nummering met het jaartal erin, maakt dat je facturen altijd gemakkelijk kunt terugvinden. Vergeet niet jaarlijks op 1 januari met een nieuw factuurnummer te beginnen, bijvoorbeeld met nummer 2021000. De volgende factuur krijgt logischerwijs het nummer 2021001. En naast het factuurnummer, zet je op elke factuur de datum waarop je deze hebt uitgereikt. En indien van toepassing, vermeld je ook de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
 

Bedrijfsgegevens van je klant en jezelf

Op elke factuur moet je de bedrijfsnaam en het vestigingsadres van je klant en van jezelf vermelden. Van je eigen bedrijf noteer je ook het KvK-nummer, het btw-identificatienummer en het zakelijke bankrekeningnummer. Maak het betalen zo gemakkelijk mogelijk voor klanten, geef dus ook de ter name stelling op die bij een betaling gebruikt moet worden.
 

Geleverde dienst, de prijs en btw

Omschrijf vervolgens wát je hebt geleverd en voor welke prijs. Op elke factuur noteer je dus de geleverde goederen (aard en hoeveelheid) of de geleverde diensten (aard en omvang). Zet achter elke betreffende dienst de prijs exclusief btw en tel alle bedragen bij elkaar op, vermeld het btw-bedrag en geef het totaal te betalen bedrag inclusief btw aan. Zet op je factuur duidelijk welk btw-tarief van toepassing is. Lever je aan een klant in het buitenland, dan is er waarschijnlijk sprake van de verleggingsregeling, waarbij de klant in zijn eigen land verantwoordelijk is voor de afdracht van btw. Je moet dan dus ook het btw-identificatienummer van je klant vermelden en duidelijk op de factuur zetten dat de btw is ‘verlegd’.
 

Betalingstermijn

Tot slot geef je op de factuur aan wat de betalingstermijn of de uiterste betaaldatum is. Standaard geldt de wettelijke betalingstermijn van dertig dagen, maar je mag ook een andere termijn hanteren. Neem bijvoorbeeld een kortere termijn als dit je cashflow ten goede komt. Handig is het om deze in je algemene voorwaarden te benoemen. Welke termijn je ook hanteert, houd er rekening mee dat, ook al is jouw betalingstermijn tien, veertien of dertig dagen, er klanten zijn die een eigen standaardtermijn hanteren. Zo is het niet ongebruikelijk dat grote bedrijven pas na zestig dagen betalen, omdat ze een omvangrijk boekhoudsysteem hebben. Dit kan erg vervelend zijn voor jou als freelancer of zzp’er. Je moet immers lang op je geld wachten. Check dus altijd even de voorwaarden van een toekomstige klant, zodat je weet wat je kunt verwachten óf stel vóór aanvang van de opdracht een overeenkomst op waarin je een andere betalingstermijn overeenkomt.
 

Voorschotten en termijnen

Soms is het niet onredelijk om een voorschot te ontvangen voordat je daadwerkelijk aan de opdracht begint. Zo dek je de eerste onkosten en verminder je het risico op het verrichten van onbetaald werk, mocht je te maken hebben met een dubieuze debiteur. Voorschotten bedragen vaak tussen de tien en vijftig procent van het totaal te betalen bedrag. Voorafgaand aan het project stuur je hiervoor een factuur. Zet hierop dat je, nadat het voorschot is betaald, aan de opdracht zult beginnen. Leg ook vast onder welke omstandigheden er een gehele of gedeeltelijke terugbetaling van het voorschot zal plaatsvinden. Je kunt immers ziek worden, of de opdracht kan door onvoorziene omstandigheden niet doorgaan. Door deze regels duidelijk te definiëren, kan de klant ervan op aan dat hij in geval van calamiteiten zijn geld terugkrijgt en dit komt je zakelijke relatie ten goede. 
 

Trapsgewijze betaling

Naast een voorschot, is het bij grote projecten niet ongebruikelijk dat de betaling gedurende de opdracht trapsgewijs is. Aan de meetpunten binnen een project is dan een betaling gekoppeld. Ook hiermee dek je jezelf in, want je gaat natuurlijk niet verder met je werk als de betaling voor je laatst afgeleverde werk nog niet betaald is.

Voor een actueel overzicht van de wettelijke factuureisen, kijk je op de website van de Belastingdienst. Verstuur facturen per post of, als je ze per e-mail verstuurt, als pdf-bestand. Je geeft de ontvanger dan de mogelijkheid om de factuur eenvoudig te downloaden en op te slaan. Het is namelijk belangrijk om facturen altijd zeven jaar lang te bewaren. Dit hoort bij een goede administratie.