Als bedrijf is het niet verplicht, maar wel verstandig om algemene voorwaarden op te stellen. Dit zijn regels die standaard gelden bij het sluiten van een overeenkomst met een klant. Deze algemene voorwaarden moeten wel aan wettelijke basiseisen voldoen.
 

Voorwaarden die gelden voor elke klant

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar kunnen je een hoop tijd besparen. Je hoeft namelijk niet bij elke overeenkomst te onderhandelen over zaken als betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen en incassobedingen. De voorwaarden moeten aansluiten bij de feitelijke gang van zaken binnen jouw bedrijf of branche. Omdat alle wederzijdse rechten en verplichtingen duidelijk en volledig worden vermeld, kun je conflicten voorkomen. Natuurlijk moeten de voorwaarden wél worden geaccepteerd door de klant.

 

Opstellen van algemene voorwaarden

Voor welke branche je ook algemene voorwaarden opstelt, vaak komen er regels aan bod over de betaling (termijn, incassokosten, rente), levertijd (overmacht), transport (kosten, verzekering), garantie en geschillen. Ook kunnen er regels worden genoemd over bijvoorbeeld de offerte (vrijblijvendheid, termijn voor aanvaarding), eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling) en de aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding).

 

Wettelijke eisen van algemene voorwaarden

Veel brancheorganisatie hebben voorbeelden van algemene voorwaarden. Deze zijn vaak in overleg met consumentenorganisaties opgesteld en zijn dus tweezijdig: door beide partijen goedgekeurd. Stel je de voorwaarden zelf op, dan is het verstandig om ze door een juridisch adviseur te laten controleren. Er worden namelijk twee wettelijke basiseisen aan algemene voorwaarden gesteld. Ten eerste mag de inhoud niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij en ten tweede geldt de informatieplicht. Dit houdt in dat de wederpartij een redelijke mogelijkheid moet krijgen om van de voorwaarden kennis te nemen.
 

Onredelijk bezwarend

Sommige voorwaarden zijn onredelijk bezwarend voor de wederpartij. De wet hanteert een zwarte en grijze lijst, waarmee je kunt bepalen of dit het geval is bij bepaalde regels. Op de zwarte lijst staan voorwaarden die per definitie verboden zijn. Deze kun je niet opnemen in de algemene voorwaarden. Op de grijze lijst staan voorwaarden die misschien onredelijk bezwarend zijn. Om het zekere voor het onzekere te nemen, doe je er het beste aan om deze voorwaarden niet op te nemen. Gebruik je ze toch, dan heb je het recht om aan te tonen dat ze in jouw specifieke situatie niet onredelijk zijn.
 

Informatieplicht

Wil je een beroep kunnen doen op je algemene voorwaarden, dan moet je de wederpartij de kans geven om de voorwaarden te lezen en ermee in te stemmen, uitdrukkelijk of stilzwijgend. Je hebt dus een informatieplicht. Aan deze plicht kun je op verschillende manieren voldoen. Bijvoorbeeld door de algemene voorwaarden toe te sturen of te overhandigen aan de klant. Doe je dit elektronisch, dan moet de wederpartij de mogelijkheid hebben om de voorwaarden op te slaan. Ook kun je de voorwaarden afdrukken op de achterkant van een contract of offerte en hiernaar verwijzen. Verstrek de algemene voorwaarden niet te laat, maar overhandig ze vóór of tijdens het sluiten van een overeenkomst. Doe je telefonisch zaken, vermeld dan in het gesprek dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn en bied aan deze kosteloos op te sturen.
 

Met een groot bedrijf zakendoen

Doe je zaken met een groot bedrijf, dan zijn de twee wettelijke basiseisen niet van toepassing. De wederpartij wordt geacht over voldoende deskundigheid te beschikken. Natuurlijk moeten de voorwaarden altijd voldoen aan de algemene beginselen van redelijkheid en billijkheid. Wel kan het probleem van ‘battle of forms’ voorkomen. De algemene voorwaarden van welk bedrijf gelden? In het algemeen gelden die waarnaar voor het eerst wordt verwezen. Dit geldt echter niet als de wederpartij deze afwijst, al vóór het sluiten van een overeenkomst. Wijzen beide partijen elkaars voorwaarden af, dan is het verstandig om te onderhandelen over nieuwe algemene voorwaarden.
 

Deponeren bij de KvK

De algemene voorwaarden van jouw bedrijf kun je deponeren bij de Kamer van Koophandel. Het voordeel hiervan is dat de wederpartij ze altijd kan inzien, ook als je niet in staat bent om de voorwaarden te verstrekken. Wel moet je er dan naar verwijzen. Dankzij het deponeren hebben de algemene voorwaarden een bewijsfunctie. Je kunt immers aantonen dat je tussentijds niets in de tekst hebt veranderd, omdat de voorwaarden bij deponering worden voorzien van een datum en nummer. Let er wel op, dat als je een nieuwe versie maakt, je deze in zijn geheel opnieuw deponeert bij de KvK.