Werk je als freelancer aan een relatief kleine opdracht die niet al te ingewikkeld is, dan heb je waarschijnlijk nauwelijks contact met de opdrachtgever. Maar werk je aan een grotere opdracht, dan is het logisch om op verschillende tijdstippen te communiceren met je klant.
 

Communicatie is belangrijk

Over het algemeen speelt communicatie een hele belangrijke rol in jouw dienstverlening naar de opdrachtgever. Tijdens een opdracht zijn er namelijk een aantal momenten waarop het zeker nodig is om contact te hebben met je klant. Zo doe je het inplannen van de opdracht tot op zekere hoogte samen, houd je de klant op de hoogte over de voortgang van de werkzaamheden en overleg je in verband met eventuele feedback. Niets is zo slecht als een klant die het gevoel krijgt dat hij niet op de hoogte is van de vorderingen van zijn opdracht. Je moet klantvaardigheid dus hoog in het vaandel hebben staan en de klant van tijd tot tijd bijpraten over de laatste stand van zaken.
 

Plan vaste contactmomenten in

Als je de klant van tijd tot tijd op de hoogte houdt, dan zal hij zich de koning te rijk voelen. Helemaal als je ook regelmatig vraagt om feedback, hem betrekt bij de hele planning en je houdt aan de deadline. Doe je dit alles, dan beveelt de klant je misschien wel aan bij anderen en kun je een goede referentie tegemoetzien. Natuurlijk hoef je niet iedere dag met de opdrachtgever aan de telefoon te hangen, maar plan binnen het project wel een aantal vaste momenten. Een wekelijks contact is in de meeste gevallen voldoende. Laat je opdrachtgever aan het begin van het project weten over de regelmaat van het contactmoment en houd je hieraan, zodat je aan zijn verwachtingen voldoet.
 

Noteer wat er is afgesproken

Je communiceert tijdens het project waarschijnlijk op uiteenlopende manieren met elkaar. Tijdens een persoonlijke ontmoeting, per telefoon of via de e-mail. Hoe je ook met je klant communiceert, leg altijd alles vast wat van belang is. Zo is het verstandig om van iedere bijeenkomst een verslagje te maken en van elk telefoongesprek de belangrijkste punten te noteren. Door dit wekelijks naar je opdrachtgever te sturen, laat je zien dat je van alles goede notitie hebt genomen. De klant zal zich serieus genomen voelen. Bijkomend voordeel is dat als er tijdens de opdracht iets mis gaat, dit bijtijds rechtgetrokken kan worden. Door consequent alles te noteren voorkom je dus eventuele toekomstige conflicten.
 

Maak afspraken over aanpassingen

Communicatie is niet alleen belangrijk voor een goede zakelijke relatie, het is ook van belang als de klant aanpassingen wil tijdens de opdracht. Bespreek altijd open en vrij waar jij en je klant aan toe zijn in het geval van wijzigingen en meerwerk. Omdat je nooit vooraf weet om hoeveel aanpassingen het zal gaan, moet je uit voorzorg tijdens het maken van een tijdsinschatting al extra tijd inplannen. Geef je klant ook voorafgaand aan de opdracht aan hoeveel uren je binnen het budget wilt toekennen aan extra werk voor eventuele aanpassingen. Is er vervolgens sprake van meerwerk, maak dan voor je klant inzichtelijk hoeveel extra uren ermee gemoeid zijn. De klant weet zo duidelijk wat de kosten zullen zijn. Blijkt dat het afgesproken budget voor de aanpassingen al bijna opgebruikt is, maar is er nog steeds extra werk dat nog niet is afgerond, laat dit de klant dan meteen weten zodat hij er rekening mee kan houden.
 
Probeer als freelancer altijd streng maar flexibel te zijn. Door tijdens de opdracht te blijven communiceren met je klant, kun je veel problemen voorkomen. Communicatie is helemaal belangrijk als het tijdschema of het budget in gevaar dreigt te komen. Door het tijdig signaleren van problemen, voorkom je dat jijzelf - of de klant - hier de dupe van wordt.