Als ondernemer ben je verplicht om een administratie bij te houden en te bewaren. Je moet immers btw-aangifte doen. Maar voor de meeste freelancers is de administratie een noodzakelijk kwaad. Je bent immers gaan freelancen omdat je een passie hebt voor je vak! Toch levert een actuele administratie je veel op. Het geeft je inzicht in het reilen en zeilen van je onderneming.
Een schat aan informatie over je bedrijf
Een zorgvuldig bijgehouden administratie levert je een schat aan informatie. Hoe actueler deze is, hoe beter je in situaties kunt handelen. Je weet bijvoorbeeld precies wat de gemaakte kosten zijn, of deze binnen de marges blijven, of je winst stijgt en wat je cashflow is. Als ondernemer ben je zelfs verplicht om een administratie bij te houden. Denk niet dat het allemaal niet zo nauw komt met je boekhouding. Je moet van de Belastingdienst namelijk alle gegevens over je bedrijf op papier of digitaal vastleggen én zeven jaar bewaren. Zo moet je het volgende in je administratie opnemen: kasadministratie en kassabonnen, financiële aantekeningen zoals het inkoop- en verkoopboek, tussentijds gemaakte controleberekeningen, ontvangen en verstuurde facturen, bank- en giroafschriften, contracten, overeenkomsten, agenda’s en correspondentie.
Manieren van administratie bijhouden
Er zijn veel manieren voor het bijhouden van een administratie. Zo kun je het zelf doen met behulp van een template in een spreadsheet van bijvoorbeeld Excel. Maar ook kun je eenvoudig online boekhouden. Hiervoor betaal je maandelijks een bedrag, maar dit is niet zoveel als wanneer je de administratie uitbesteedt aan een boekhouder. Toch heeft het inhuren van een boekhouder veel voordelen. Je hoeft dan namelijk zelf geen energie te steken in de btw-aangifte. En omdat de aangifte dan waarschijnlijk helemaal correct en volgens de regels gebeurt, krijg je ook geen problemen met de Belastingdienst. Twijfel je over welke manier voor jou het handigst is, praat dan eens met een collega freelancer om te horen hoe hij het aanpakt. Of maak eens gebruik van een gratis proefperiode van een online boekhoudsysteem.
Administratie tijdens de start van je bedrijf
In de periode waarin je start met je bedrijf maak je waarschijnlijk al kosten. Bijvoorbeeld voor inkoop of voor promotiedoeleinden. Het is belangrijk om deze uitgaven al meteen goed te administreren. Aanloopkosten mag je namelijk als bedrijfskosten aftrekken. Houd ook een urenregistratie bij. De uren die je maakt voorafgaand aan de start van je onderneming tellen namelijk mee voor het urencriterium, indien je gebruik wilt maken van de zelfstandigenaftrek. Start je vanuit een UWV-uitkering, laat je dan goed voorlichten over de eisen die het UWV stelt aan inkomsten, zodat je achteraf geen terugbetalingen hoeft te doen.
Houd dagelijks je uitgaven bij
Sommige zaken moet je zelf dagelijks bijhouden om orde op zaken te houden - of je nu een boekhouder hebt of niet. Je moet dus niet alleen systematisch te werk gaan, maar ook moet je alle papieren die inzicht geven in de geldstroom bewaren. Denk aan facturen, betalingsbewijzen, bonnen en bank- en creditcardafschriften. Je hebt dan ook meteen door of je te maken hebt met dubieuze debiteuren en kunt eventueel tijdig vervolgstappen nemen. Maak er een gewoonte van om je uitgaven per categorie in te delen en bonnen te nummeren. Het spreekt voor zich dat je de bonnen, die je opvoert als kostenposten, bewaart voor het geval er een eventuele belastingcontrole volgt. Het voordeel van deze werkwijze is dat je aan het einde van de maand makkelijk kunt zien wat je hebt uitgegeven.
Een boekhouder inhuren
In het begin van je carrière kun je naast je opdrachten waarschijnlijk met gemak in een paar verloren uurtjes je administratie bijhouden – buiten beschouwing gelaten of je dat leuk vindt of niet. Maar na een tijdje heb je meer klanten en opdrachten en besteed je die verloren uurtjes liever aan je vak. Het is dan dus efficiënter om een boekhouder in te huren. De verplichte btw-aangifte per kwartaal en de jaarlijkse belastingaangifte worden je dan helemaal uit handen genomen. Het enige wat jij hoeft te doen is hem een gevulde ‘schoenendoos’ aan te leveren! Een nadeel is natuurlijk dat je voor een boekhouder geld moet reserveren, maar je bespaart wel een hoop tijd en die kun je besteden aan jouw eigen vak.
Hoe langer je het bijwerken van je administratie uitstelt, des te meer je ertegen opziet. Het zal steeds minder overzichtelijker worden. Want weet jij nog waarvoor dat ene bonnetje was? Ook kun je door het uitstellen bonnen kwijtraken. Zelfs al besteed je de boekhouding uit, kun je niet nonchalant met je administratie omgaan. Je boekhouder zal je dankbaar zijn als je alles netjes bewaart. Dit is helemaal van belang als je op den duur gaat uitbreiden, bijvoorbeeld door het aannemen van personeel.