Informatie voor Freelancers

Tarieven van Freelancer liever per opdracht dan per uur

Tot nu toe hebben we het gehad over het vinden van jouw juiste tarieven. De dagelijkse gang van zaken is dat je een offerte maakt  en na afloop van het project een rekening stuurt. Hoe kom je nou tot de berekening van een offerte?

Het berekenen van de tijd die je nodig denkt te hebben voor het project
Als eerste moet je natuurlijk zien te achterhalen hoeveel tijd je in eerste instantie nodig zult hebben voor de opdracht. Als je dat weet kun je die uitkomst vermenigvuldigen met je uurprijs.

Zoals al besproken in het hoofdstuk ‘Grote projecten en het gebruik van meetpunten’ hebben we gezien dat het veel voordelen heeft om een project in kleinere trajecten op te delen. Een bijkomend voordeel is tevens dat het makkelijker wordt om er daaropvolgend  ook een tijdschema aan te koppelen. Dat draagt er weer aan bij dat je het overzicht en de focus houdt op de haalbaarheid van ieder meetpunt.

Kosten doorberekenen
Het is in het bedrijfsleven heel gebruikelijk dat je kosten maakt terwijl je aan een project van je opdrachtgever werkt. Dat kunnen o.a. kosten zijn zoals printwerk, hosting, opslag, koeriers en het moeten inhuren van andere freelancers. Let daarbij op de volgende zaken:

·         Declareer al je kosten tenzij het gaat om zeer kleine bedragen
Het is geen goed idee om je klant te laten wennen aan het feit dat hij voor bepaalde zaken niets hoeft te betalen, want hij kan al snel denken dat dat voortaan altijd zo zal zijn. Op den duur kan een klein item zelfs een groot hangijzer worden en zijn beide partijen niet echt blij met de situatie. Zorg er daarom voor dat je elke uitgave documenteert en ook betaalt. Ook als je denkt kosten te moeten maken, maar dat nog niet precies kunt aangeven, neem ze dan toch alvast op als ‘voorziene uitgaven’ in je kostenraming. Het is verstandiger om iets door te berekenen dat je wellicht niet hebt uitgegeven dan andersom. Tenslotte kun je je klant altijd minder factureren dan je had voorzien.

·         Verhoog je kosten van derden met een standaard percentage
Als je als freelancer gemaakte kosten doorberekend aan je klant is een standaard verhoging van 25% heel gebruikelijk. Dit is ook erg verstandig omdat je ook onkosten maakt die’ tijd’ kosten, zoals bij bijvoorbeeld een koerier bellen, het zoeken naar een provider, onderhandelen met een onderaannemer etc.
Door een vast percentage bovenop je vaste kosten te zetten kun je dit soort werkzaamheden ook kostendekkend maken.

Het kan zelfs voorkomen dat je in een aantal gevallen een nog hoger percentage moet doorberekenen. Een voorbeeld: als je slechts een klein bedrag aan gemaakte printkosten doorberekent,  zal die 25% die je daarvoor extra rekende niet werkelijk kostendekkend zijn met betrekking tot de tijd die je daaraan gespendeerd hebt.
In andere gevallen, waarbij je gemaakte kosten voor je project op voorhand moet voorfinancieren, loop je altijd een zeker risico. Hier moet je zeker overwegen om zo’n risico ook met een hoger percentage te compenseren.

·         Laat je opdrachtgever grotere facturen van onderaannemers zelf betalen
Ook al lijkt het verleidelijk om die 25% in alle gevallen door te berekenen en redeneren: ‘lekker snel verdiend’, toch neem je een groot risico.

Als je grote bedragen moet ‘voorschieten’ voor bijvoorbeeld noodzakelijk drukwerk voor je klant en er gaat onverhoopt wat mis, dan kan je dat de kop kosten.
Stel dat er uiteindelijk toch zaken misgaan, of je opdrachtgever is niet tevreden over het eindresultaat, dan zit je helemaal vast, want hoe kun je in hemelsnaam de kosten dragen voor een herdruk? Daarom zou je in dat soort gevallen kunnen overwegen om je opdrachtgever rechtstreeks de factuur te laten betalen, omdat je het risico doorschuift.
Tenzij je bijzonder ervaren bent, of een hoop geld achter de hand hebt voor dit soort calamiteiten, neem liever niet zelf zulke risico’s. Vertel je klant liever dat je zo’n groot bedrag niet kunt voorfinancieren en dat je zult regelen dat de leverancier rechtstreeks zal factureren.

·         Neem je opdrachtgever ‘onder de loep’
Je moet ook bijtijds je opdrachtgever beoordelen: heeft hij bijzondere wensen; is het een risicovolle opdracht; zal hij snel of langzaam betalen; is er voor deze job veel administratief werk nodig; wil hij veel telefonisch- en persoonlijk overleg, etc.
Op basis van deze bevindingen moet je je afvragen of jouw  berekening van de basiskosten voor dit project, wel passen bij deze klant. Wellicht is het in dit geval verstandig om je kosten op een andere manier te berekenen.

Een andere manier om naar een toekomstige freelance opdracht te kijken is om eens te overwegen hoeveel zin heb je in deze klus en hoeveel tijd wil je werkelijk in dit project  investeren.
Als je al veel werk hebt en deze opdracht is wel leuk maar kan je toch niet volledig boeien, zou je kunnen overwegen om ter ‘compensatie’ de offerteprijs te verhogen.

Anderzijds: als het een ‘makkelijke’ klant is; er gegarandeerd vervolgopdrachten uit voortkomen; hij graag bij je om advies komt; een opdracht heeft die je graag zou willen hebben en die je uitdaagt, kun je ervoor kiezen om juist de prijzen te verlagen.

Omdat je uiteraard nooit van te voren weet, zeker als het een nieuwe klant betreft, hoe je het moet inschatten en precies kunt bepalen hoe het gaat lopen, zal het ook wel eens verkeerd kunnen uitpakken en zit je ernaast.

Als je twijfels hebt wat te doen, blijf dan aan de veilige kant, zodat je achteraf geen spijt hebt dat je te weinig hebt berekend. De praktijk zal je leren dat je tijdens de voortgang van je opdracht ook kunt hebben vergist.