Advies Inzake Thuiswerkoplossing (Eenmansbedrijf)

Beste freelancers,

Graag zou ik me laten adviseren over het volgende: de klantcontacten en boekingsadministratie van onze organisatie zou ik ook graag door derden op afstand gaan laten doen.

De huidige situatie: ik ben de enige werknemer en werk op een stand alone computer. Ik gebruik: drie mail adressen op Windows Live Mail; daarop zit een aantal standaard antwoorden in de vorm van een handtekening. Boekingsaanvragen komen daarop binnen. Verder gebruik ik een agenda in Excel, om te kijken of er plek is en weer een andere, speciaal voor ons ontwikkeld/aangepast Excel om boekingen te verwerken tot facturen en huurovereenkomsten. Daarnaast houd ik verschillende beschikbaarheidsagenda’s bij op internet, van onszelf en van derden die voor ons kunnen boeken. In Word hebben we in Documenten tal van andere benodigde teksten opgeslagen, die telkens met wat aanpassingen dienen tot het onderhouden van de contacten met de klant.

Als gezegd: ik wil nu naar een situatie waarin ik niet meer de enige ben die (op deze manier) de boekingen doe en de klantcontacten onderhoud, maar waarin een of meer derden dit ook vanuit huis kunnen doen. Ook de telefonische contacten zouden door een derde vanuit huis afgewikkeld moeten kunnen gaan worden

Ik schat dat het gemiddeld gaat om twee telefoontjes en twee boekingen/klantvragen per dag. Soms wat meer, soms wat minder.

Ik zie voor me dat er een opstartfase is waarin ik hier ter plekke, de thuismedewerker – thuis – de kneepjes van het vak leer: wat vind je waar, hoe te handelen bij aanvraag x, y of z, en dat we daarna al naar gelang de omstandigheden per dag of dagdeel of periode een situatie hebben waarin we ervoor kunnen kiezen wie het werk doet.

Overigens is dit boekingswerk maar een deel van de werkzaamheden die ik op die ene computer en met die mailboxen verricht. Ik doe er ook veel ander werk op dat niet door een thuiswerker gedaan zal gaan worden. Dat andere werk moet hierdoor niet worden belemmerd.

Hiermee heb ik hopelijk voldoende aangegeven om u in de gelegenheid te stellen hier iets verstandigs over te zeggen. Wat ik vooral ook zou willen horen: waarom bent u precies de juiste partner voor deze klus en wat zou de aanpak zijn die u voorstelt?