Beste freelancers,
Wij zijn een organisatie en advies bureau werkend vanuit ons kantoor te Amsterdam. In verband met het vertrek van onze huidige officemanager zoeken wij per november 2020 een freelance office manager voor ca. 16 tot maximaal 20 uur, verdeeld over 2 of 3 dagen. Waarvan minimaal 2 halve dagen vast op kantoor en de rest vanuit huis.
Wat ga je doen?
Je bent verantwoordelijk voor de secretariële en administratieve ondersteuning. Tevens fungeer je als ‘spin in het web’ van partners, professional partners, klanten en stakeholders. Binnen de taakomschrijving valt een breed scala aan werkzaamheden in het kader van de ondersteuning van partners. De nadruk komende jaren zal onder meer liggen op de verdere digitalisering, zowel met betrekking tot het documentenbeheer als ook website gebruik en het benutten van sociale mediakanalen.
Werkzaamheden:
Bereikbaarheid van ons advies bureau
- binnenkomende telefoongesprekken/e-mail
- bijhouden agenda’s partners, inplannen afspraken
Afwerking en aflevering digitale/schriftelijke producten
- uitwerken en versturen verslagen, sheets, brieven, offertes, rapporten, notities
- maken van evaluatieverslagen
- gereed maken van training/cursusmateriaal
- Interne administratie en archivering
- in- en uitgaande mail
- financiële boekhouding
- adressenbestandbeheer
- archiefbeheer
- dossierbeheer
- voortdurend verbeteringen aanbrengen m.n. digitaal
Organisatie van faciliteiten
- contact onderhouden met derden inzake:
- onderhoud pand en apparatuur
- gasten ontvangen
- inkopen kantoorbehoeften/inventaris
- verzorgen van de catering
Daarnaast willen we graag dat je onze website en social media voor ons bijhoudt.
Wie zoeken we?
Je bent een zelfstandige en enthousiaste secretaresse/officemanager en hebt interesse om z.s.m. ons te runnen. Je voelt je thuis in een informele, collegiale en professionele sfeer waar de aandacht voor de klant centraal staat. Een samenwerkingscultuur waarin eigen initiatief wordt gewaardeerd.
Daarnaast ben je:
- nauwkeurig, professioneel en vriendelijk
- enthousiast, flexibel en pro-actief
- gestructureerd, klantgericht en dienstverlenend
Je hebt:
- een goed ontwikkeld verantwoordelijkheidsgevoel en je bent zelfstandig, betrouwbaar en discreet
- minimaal een HBO niveau
- kennis en ervaring met Apple computer en systemen
- minimaal 1-2 jaar werkervaring, het liefst binnen een dienstverlenende organisatie
- kennis en ervaring met social media
- goede beheersing van Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk
Wij gaan graag een lange termijn samenwerking aan op freelance basis. De vergoeding is afhankelijk van de werkervaring.
Interesse?
Reageer op
Hoofdkraan.nl en stuur ons je reactie met onderbouwde motivatie en ervaring (CV)
