Beste freelancers,
In verband met tijdelijke afwezigheid zoeken wij een ZZP-er als Hoofd Secretariaat, Receptie en Kantine, voor 32 - 40 uur / week, van 20 mei t/m 18 oktober 2019.
In deze functie geef je hiërarchisch leiding aan de groepen Secretariaat, Receptie en Kantine. Je signaleert tijdig knelpunten en inefficiënte werkwijzen in deze groepen, bespreekt voorstellen om deze te voorkomen of te verhelpen en ziet toe op implementatie van besluiten hierover.
Je borgt een goede samenwerking tussen deze groepen enerzijds en wetenschappelijk groepsleiders en ondersteunende afdelingen anderzijds. Daarnaast verricht je de werkzaamheden van secretaresse voor drie wetenschappelijk groepsleiders.
In bovengenoemde periode zal je ook de secretariële/organiserende werkzaamheden van een aantal wetenschappelijke symposia verrichten, zoals corresponderen met (buitenlandse) sprekers, hotels en taxi’s boeken, declaraties afhandelen en als gastvrouw zorg dragen voor een vlekkeloos verloop van de symposiumdag.
Ons instituut initieert en verricht toonaangevend fundamenteel onderzoek aan nieuwe, strategisch belangrijke complexe molecuul- en materiaalsystemen, in samenwerking met de Nederlandse universiteiten en industrie. Het instituut is gevestigd op het Amsterdam Science Park en heeft ongeveer 140 wetenschappers en 70 ondersteunende medewerkers in dienst. Een link naar onze website kunnen wij je toesturen.
De groepen Secretariaat, Receptie en Kantine vormen samen één afdeling, met één leidinggevende. Drie deeltijd receptionistes (m/v) zorgen er met elkaar voor dat tijdens kantooruren de receptie en telefooncentrale continu bemenst is. Hetzelfde geldt voor de kantine, met twee deeltijdmedewerkers plus twee oproepkrachten. Op het Secretariaat werken drie secretaresses en het Hoofd, die zelf ook secretariële werkzaamheden verricht.
Alle medewerkers van deze drie groepen werken zelfstandig en proberen (binnen hun groep) als team de continuïteit te waarborgen. Het Hoofd van de afdeling treedt - in overleg - regelend op, waar dit nodig is.
Wat wij van je vragen:
- HBO werk- en denkniveau;
- Secretariële opleiding en/of ervaring;
- Ruime kennis van management ondersteunende werkwijzen/technieken/methoden;
- Inzicht in besluitvormingsprocessen;
- Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen;
- Leidinggevende en organisatorische capaciteiten;
- Goede beheersing van de Engelse taal.
De sfeer op het instituut wordt in hoge mate bepaald door jonge, enthousiaste, veelal buitenlandse medewerkers. De communicatie is informeel en verloopt via korte lijnen.
Indicatie uurtarief: € 50,= (excl. BTW). Daarnaast de gebruikelijke reiskostenvergoeding.
Wij zien graag een reactie tegemoet.
