Senior officemanager

Zoek jij een dynamische werkplek en wil jij werken voor een snelgroeiende professionele organisatie? Misschien ben jij de spin in het web die wij zoeken!
Als senior office manager / managementassistent bij het Meldkamerinstituut ben je de spil van ons team. Samen met de backoffice-medewerker zorg je ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.

Jouw verantwoordelijkheden omvatten o.a. het efficiënt plannen van werkzaamheden, het beheren van de agenda en het ontzorgen van de directeur in allerlei logistieke en inhoudelijke werkprocessen. Je draagt bij aan een positieve werkomgeving door verschillende zaken te regelen, zodat de directeur zich volledig kan focussen op haar kerntaken. Je zorgt er samen met je collega voor dat de backoffice tot in de puntjes geregeld is.
Je competenties en talenten:
Je bent goed in staat om vooruit te denken en te ontdekken waar mogelijk knelpunten ontstaan. Je bent van nature een organisatorisch talent en je werkt puntsgewijs. Je bent consistent in je acties en je doet wat je zegt. Daardoor kunnen anderen écht op je rekenen, ook als het soms wat hectisch is op kantoor. Je bent in staat om snel te schakelen, zonder het overzicht kwijt te raken.

Door jouw gestructureerde manier van werken houd je het overzicht. Je kunt je werkzaamheden goed prioriteren en je kunt goed anticiperen. Met jouw klantgerichte houding ben je benaderbaar, toon je begrip voor lastige situaties en speel je in op nieuwe behoeften. Als het hectisch wordt, weet je je hoofd koel te houden, hoofd - en bijzaken te scheiden en ben je in staat om slagvaardig te opereren.

Een greep uit je takenpakket:
• Coördineren van complexe jaarplanningen van uiteenlopende trajecten van de 40 meldkamers die wij bedienen.
• Bijhouden van deadlines en prioriteiten.
• Complexiteit van taken doorgronden.
• Werkprocessen bewaken van offertetraject tot nazorg.
• Relatiebeheer en het bijhouden van ons CRM-systeem.
• Ondersteuning bieden in de dagelijkse werkzaamheden.
• Voorbereiden en coördineren van uiteenlopende afspraken.
• De docenten en collega’s voorzien van de nodige informatie.
• Affiniteit met overheidshulpdiensten is een pre.

Je beschikt over:
• 3-5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Flexibiliteit, proactief denken en een flinke dosis verantwoordelijkheidsgevoel.
• Sterke communicatieve vaardigheden, je schakelt makkelijk met mensen op diverse niveaus en bent stressbestendig.
• Een hands-on mentaliteit en doorzettingsvermogen.
• Kennis van het Office-pakket, je hebt ervaring in werken met een CRM-systeem en met een boekhoudprogramma zoals Moneybird.
• Veel kennis van administratieve procedures en kantoorbeheer.