Medewerker Programma Office

Wij zoeken naar een Medewerker Programma Office.


Tot de werkzaamheden behoren o.a.:
het beheren van het migratiedraaiboek, projectplannen, actielogs, risico- en issuelogs en projectdocumentatie (toegankelijk houden, procesmatig borgen van volledigheid en consistentie, zorgen dat triggers die wijzigingen kunnen opleveren worden verzameld en via het juiste proces worden besproken en na vaststelling verwerkt);
het logistiek en inhoudelijk voorbereiden en organiseren van stuurgroepen en projectoverleggen; het hiervoor opstellen van de agenda en het verzorgen van de verslaglegging;
het verzorgen van verschillende projectrapportages;
het opstellen van een planning op het totale programma en zorgen dat door pro-actieve acties, de deliverables waarvoor het project en het programma verantwoordelijk zijn, tijdig worden opgeleverd;
op basis van de integrale planning het vaststellen van de benodigde resources en hierover adviseren aan project- en programmamanagement;


Voor deze functie gevraagde competenties:
Signaleert en herkent complexe wensen van de klant/opdrachtgever en vertaalt deze naar nieuw te ontwikkelen diensten of producten;
Weet het belang van de klant/opdrachtgever te achterhalen om de scope te bepalen, oplossingsrichtingen af te bakenen en het advies te richten;
Doorziet consequenties op korte en lange termijn van adviezen voor de klant/opdrachtgever en houdt deze de klant/opdrachtgever ook voor;
Informeert de klant/opdrachtgever over de (on)mogelijkheden en de voor- en nadelen van verschillende handelwijzen;
Zorgt voor een tijdige en goede afstemming en informatie-uitwisseling met de opdrachtgever zodat de opdrachtgever vertrouwen krijgt in het eindresultaat.
Stelt zich op als ‘partner in business’;
Weet complexe materie terug te brengen tot de essentie van het probleem c.q. het belang;
Denkt, buiten de gebaande paden van de geijkte problemen en oplossingen, ook over de grenzen van het eigen vakgebied/ beleidsterrein;
Kan en durft, op basis van onvolledige informatie, de juiste aannames te doen en hierop zijn/haar advies te baseren;
Weet tot nieuwe scenario’s te komen wanneer gegevens en/of omstandigheden wijzigen;
Kan een schets maken van de ideale situatie, dit terugredeneren naar de huidige praktijk en op basis hiervan met gerichte voorstellen komen;
Zorgt voor een integrale aanpak;
Bekijkt ingewikkelde vraagstukken vanuit meerdere invalshoeken met gevolgen op lange termijn en kent de belangentegenstellingen;
Kan zich losmaken om de grote lijnen en het totale proces te overzien;
Oefent invloed uit, realiseert betrokkenheid bij plannen en ideeën;
Weet anderen voor zijn/haar standpunt te winnen, ook wanneer er sprake is van belangentegenstellingen;
Weet zijn mening binnen en buiten de organisatie geaccepteerd te krijgen;
Verkrijgt acceptatie door specialistische en generalistische kennis en door persoonlijk overwicht.


Voor deze functie benodigde opleiding en ervaring:
HBO+ niveau
ruime (>3 jaar) aantoonbare ervaring in soortgelijke (qua omvang, werkzaamheden en rol) projecten. (Dit project betreft ca. 12.000 werkplekken, 1.800 servers en 14 decentrale diensten.)
ervaring met het opstellen, bewaken en bijhouden van planningen m.b.v. excel en MSProject, daarnaast ervaring met Visio
kennis van en ervaring met Prince2

Plaats binnen het project:
de medewerker Programma Office is lid van het Programma Office (PO) en rapporteert aan de projectmanager en aan de programmasecretaris.


Voor deze opdracht is Delft de standplaats.
De werkzaamheden dienen echter op aangeven van de opdrachtgever in heel Nederland uitgevoerd te worden. Regelmatig overleg op andere locaties komt zeker voor.
Naast het kunnen gebruiken van een werkplek in Delft, wordt voor het uitvoeren van de werkzaamheden gebruik gemaakt van eigen GSM telefoon en laptop.