Leervolgsysteem weekendschool

Projectomschrijving: Leerlingvolgsysteem Weekendschool (eventueel vergelijkbaar met parnassys, echter minder ingewikkeld)
Achtergrond
Onze weekendschool begeleidt circa 400 leerlingen. Tot nu toe werken we met Excel-bestanden, maar we willen overstappen naar een digitaal systeem waarin we het leertraject van onze leerlingen beter kunnen volgen en beheren. We zoeken een eenvoudige, veilige en schaalbare webapplicatie.

Doel van de applicatie
Een online leerlingvolgsysteem (LVS) voor docenten en directie, met:

Invoer van gegevens

Registratie van voortgang en afwezigheid

Beheer van oudercontacten

Beveiligde inlog en rolverdeling

Belangrijkste functionaliteiten
1. Leerlingbeheer (CRM)
Aanmaken, bewerken en verwijderen van leerlingprofielen

Velden: naam, geboortedatum, groep, adres, e-mailadres ouders, telefoonnummers

Mogelijkheid om meerdere contactpersonen toe te voegen per leerling

2. Voortgangsregistratie
Cijfers per vak invoeren

Datum en vak selecteren

Vrije notities van docenten

Overzicht per leerling en per groep (filterbaar)

3. Absentie- en aanwezigheidsregistratie
Invoer per lesdag

Reden en opmerkingen bij afwezigheid

Rapportage per leerling en per periode

4. Communicatiesysteem
Koppeling met e-mailaccount (bij voorkeur Gmail of SMTP)

E-mails verzenden naar ouders (individueel en per groep)

Logboek van verzonden berichten per leerling

Sjabloonfunctie voor standaardberichten

5. Gebruikersbeheer & rechten
Rollen: Directie, Docent, Beheerder

Rechten per rol configureren (bv. lezen/schrijven/exporteren)

Inlog met e-mailadres + wachtwoord (MFA optioneel)

6. Rapportage & Export
Exportmogelijkheid naar Excel/PDF per leerling/groep

Dashboard met statistieken (aanwezigheid, voortgang)

Beveiliging en AVG
HTTPS en veilige authenticatie

Rollenbeheer (toegang op basis van functie)

Gegevensopslag conform AVG (GDPR)

Mogelijkheid tot audit-log (optioneel)

Technische vereisten (voorkeuren, bespreekbaar)
Web-based (browsertoegang, geen installatie nodig)

Backend: bij voorkeur Laravel, Node.js, Django of soortgelijk

Frontend: gebruiksvriendelijk en responsive (bijv. React of Vue)

Database: PostgreSQL, MySQL of Firebase

Hosting: voorstel van ontwikkelaar óf op eigen server/Google Cloud

Toekomstige uitbreidingen (optioneel, niet voor MVP)
Koppeling met Magister of andere systemen

Leerlingportaal voor inzage (alleen lezen)

Eventueel meertalige ondersteuning (NL / EN / Arabisch)

Tijdlijn en MVP
We willen starten met een Minimum Viable Product (MVP) en dit binnen 2–3 maanden operationeel hebben. In een later stadium willen we eventueel uitbreiden.

Budgetindicatie
Graag offerte op basis van MVP met duidelijke opsplitsing per functieonderdeel

Graag aparte vermelding van kosten voor onderhoud, hosting en toekomstige updates

Wat we willen ontvangen van jou als ontwikkelaar
Uitleg over je werkwijze / aanpak
Technisch voorstel
Prijsopgave (vaste prijs of inschatting per fase)
Indicatie van oplevertijd