Interim Office Manager in Leeuwarden

Beste freelancers,

Wij bieden dé perfecte locatie voor het huren van professionele kantoor- en vergaderruimtes in de regio Leeuwarden. Aan jou de taak om de receptie te runnen en klaar te maken voor de toekomst. Graag zien we dat je structuur gaat bouwen, deze gaat verankeren en invulling geeft aan de dagelijkse service aan onze huurders. Jij bent van alle markten thuis!

Over ons
*** is het super moderne business park direct gelegen aan alle uitvalswegen aan de rand van Leeuwarden. Geïnspireerd op een Friese stolpboerderij uitgevoerd in glas. Een echt landmark voor iedere onderneming die zoekt naar een duurzame, innovatieve en flexibele of vaste werkplek met wachtruimtes. Hier huren ondernemers werkruimtes van 23 tot 500 vierkante meter. En om het iedere ondernemer makkelijk te maken, is er een prachtige lunchroom, een kinderopvang en een sportschool present. Uiteraard is ook de huur van een volledig ingericht dagkantoor, vergaderruimte of zelfs het huren van vergaderzalen mogelijk. Ook bieden wij aanverwante diensten als snel zakelijk internet, telefonie, schoonmaak en meubilair. Jouw taak wordt uitgevoerd in Leeuwarden.

De taak
Een gastvrij welkom is de perfecte start van iedere werkdag. Iedere huurder en zijn of haar gasten moeten optimaal geholpen worden. Waar de Commercieel Directeur zijn uiterste best doet om nieuwe huurders te verwerven, ben jij verantwoordelijk voor het werkgeluk van de huidige huurders. Hebben ze vragen over telefonie, ICT, zaalhuur of noem het maar? Jij bent degene die de vraag vakkundig beantwoordt.

Ook zorg jij voor de gasten, binnenkomende telefoontjes, mails én post. Kortom, letterlijk en figuurlijk snel kunnen schakelen tussen werkzaamheden is essentieel. De website, outlook, evernote en het reserveringssysteem bijhouden is voor jou geen probleem. Het is een afwisselende opdracht waarin gastvrijheid en service voortdurend de boventoon voeren. Geen dag is hetzelfde en je mag de hele dag door mensen blij(er) maken, hoe leuk is dat?

Naast het beantwoorden van vragen zorg je voor een stuk administratie. Zijn de contracten nog actueel? Moeten er wellicht nieuwe contracten opgesteld worden? Het goed opzetten van de operationele organisatie, van werkprocessen tot administratie jij organiseert het en stelt de kaders op. Zodanig dat een collega jouw werk altijd makkelijk kan overnemen. Bovendien maak je de structuur zodanig dat de organisatie hierna de juiste keuze kan maken zodat dit deel optimaal georganiseerd blijft.

Eisen
Je werkt op MBO+ / HBO niveau en hebt ervaring in de dienstverlening. Eerder heb je bijvoorbeeld gewerkt als gastvrouw / gastheer of office manager. Een representatieve verschijning is heel belangrijk. Je bent immers het visitekaartje van de organisatie. Je organiseert en zorgt voor een goede documentatie, werkt zelfstandig en beantwoordt vragen snel en vakkundig. Uiteraard spreek en schrijf je foutloos Nederlands. Je hebt een helicopter-view!

Aanbod
Een zelfstandige opdracht in samenwerking met een mooi team. Je bent 40 uur per week beschikbaar, dan ontvangen wij je CV met offerte en motivatie.