Coördinator Helpdesk

Wij zoeken naar een Coördinator helpdesk.

Het moet vooral iemand zijn die inhoudelijke IT kennis heeft, maar ook leidinggevende taken heeft gehad in een zakelijke omgeving. Exit en beoordelingsgesprekken en coaching horen bij de taken. Tevens moet degene eens in de zoveel tijd (1 a 2 weken) naar Belgie, aangezien hier ook een deel van de servicedesk is ondergebracht.


1. UITVOERING WERKZAAMHEDEN

Speerpunt: Communicatie & Samenwerking over de beiden landen BE & NL informeert en rapporteert (tijdig, juist en volledig) conform de gemaakte afspraken de status en voortgang van zijn werkzaamheden richting opdrachtgever, gebruikers, project-manager, en/of teammanager Infrastructuur.. Hij informeert bij calamiteiten tijdig, actueel en volledig de opdrachtgever, gebruikers en de desbetreffende leidinggevenden en houdt hen van de verdere voortgang op de hoogte. Hij draagt zorg voor een optimale samenwerking tussen de opdrachtgever, gebruikers, projectleider, medewerkers en leidinggevenden.


2. Helpdesk & Werkplekinstallatie

Scope

Coördinatie Service Desk Benelux

• De dagelijkse operatie binnen de servicedesk, waarvoor je zowel intern als extern aanspreekpunt bent.
• De geleverde kwaliteit van dienstverlening, dat wil zeggen de juiste diensten, middelen en voorzieningen op het juiste moment en de juiste plaats.
• Het verdelen, plannen, coördineren en bewaken van de voortgang van werkzaamheden en projecten.
• Het controleren van de kwaliteit en kwantiteit van de dagelijkse werkzaamheden.
• Het zodanig begeleiden, instrueren, stimuleren en motiveren van de medewerkers van de Servicedesk dat zij de gestelde operationele doelen realiseren.
• Het in nauwe samenwerking met de teamleider voeren van kennismakingsgesprekken met sollicitanten, en het voorbereiden van functioneringsgesprekken, verzuimgesprekken en het optreden als informant bij beoordelingsgesprekken.
• Het signaleren van mogelijkheden voor kwaliteit- en efficiency verbeteringen, en het doen van voorstellen voor het invoeren van verbeteringen in procedures, instructies, processen en de werkorganisatie.
• Het ontvangen, registreren en analyseren van klachten over de kwaliteit van de dienstverlening en het naar aanleiding daarvan (doen) uitvoeren van onderzoek en het zorgdragen voor afhandeling.
• Het verzamelen, registreren, bewerken en analyseren van gegevens om managementinformatie te verkrijgen en het maken van overzichten en rapportages.


Incident/Probleem management
Geeft op aanwijzing van de leidinggevende infrastructuur ondersteuning aan de gebruikersorganisatie bij vragen op het gebied van applicatie/infrastructuur gebruik. Daarnaast lost problemen op bij het gebruik van hardware/applicaties conform de gevraagde kwaliteit. Schakelt indien nodig de juiste expertise in om de vastgestelde problemen op te lossen.

Verlenen van 1e\2e lijn support aan gebruikersorganisatie.

Changemanagement

Voert op aanwijzing van leidinggevende danwel vanuit eigen expertise wijzigingen door aan de desktops van ACI. Initieert vanuit helpdeksk oogpunt werkzaamheden om de desktop omgeving van ACI optimaal te laten functioneren en draagt zorg dat het bedrijfsproces van ACI zo minimaal mogelijk wordt beinvloedt door deze werkzaamheden

3. PARTICIPEREN IN INFRASTRUCTUUR PROJECTEN

Scope

Het uitvoeren van werkzaamheden tijdens infrastructuur projecten waarbij in beperkte mate stappen binnen deze projecten zelfstandig uitgevoerd dienen te worden. rapporteert over de voortgang aan de desbetreffende projectleider.


• Separatie Projecten
o Opbouw en migratie naar Virtual Desktop Infrastructuur
? Transition Brussel
? Transition Antwerpen
o Move Brussel

• Inrichten, functioneel beheer Topdesk applicatie
o Professionaliseren van de processen.
o Samenwerking tussen de 3 support units (HRM, Facility, ICT) in 1 tool TOPdesk.
o Aanvragen centraal binnen laten komen.
o Opstellen afspraken en procedures gebruik Topdesk
o Functioneel applicatiebeheer Topdesk



BENODIGDE MIDDELEN om deze RGA’s te realiseren

• PC met standaard software MS producten (Excel, Word, PowerPoint en Outlook), TimeWriter.
• Noodzakelijke middelen om in de projecten de deelwerkzaamheden uit te kunnen voeren.

VOORWAARDEN die essentieel zijn om RGA’s te realiseren

• Teammanager Infrastructuur is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van middelen t.b.v. uitvoering van werkzaamheden. Indien er problemen zijn bij de uitvoering van de opdracht dient een oplossing te zoeken of het probleem te escaleren naar het hogere management.
• Methoden, standaards en procedures zijn aanwezig voor het uitvoeren van de werkzaamheden.
• Gebruikersorganisatie en betrokken leveranciers moeten voldoende tijd vrijmaken voor de activiteiten waar verantwoordelijk voor is.
• Opleidingspad is afgesproken dat past bij de huidige werkzaamheden en toekomstige ontwikkeling.


Eisen:
Flexibel betrouwbaar
Ervaring leidinggeven en beoordelen
Plannen
People management
Inlevingsvermogen
Communicatief sterk