Denk jij ook wel eens: het zou zo leuk zijn als ik zou kunnen ondernemen zonder al die rompslomp eromheen. Geen zorgen om administratie. Niet puzzelen met de planning. Heerlijk rustig zonder social media en niet de hele dag irritante telefoontjes en berichten aan hoeven nemen. Gewoon lekker doen wat je het liefst doet en waar je goed in bent: websites bouwen, coachen, schrijven, ontwerpen, wat dan ook. ‘JA GRAAG!’, zie ik je denken! Nou, regel dat dan! Een virtual assistant maakt je zzp-leven een stuk gemakkelijker.

Wat is dat dan? Een virtual assistant?

Veel mensen denken bij een VA aan een secretaresse op afstand, maar om een goed beeld te krijgen bij wat een virtuele assistent precies is, gingen wij te rade bij drie freelance virtual assistants, of liever gezegd VA’s: Marjolein van der Linden (MarjoleinInschakelen), Willy van Putten (WvS Online Business Support) en Ingrid Groen (Ingrid Groen Virtual Assistant). Een virtual assistant is een ondersteuning, een aanvulling, een stok achter de deur, een sparring partner en een dubbele check. Je hebt verschillende soorten VA’s, maar wat ze gemeen hebben is dat ze dingen doen, waar jij je liever niet mee bezig houdt. Agendabeheer, telefoon aannemen, mails beantwoorden, administratie bijhouden, social media, je website updaten en je boekhouding doen. Dus wat prijkt er altijd onderaan je prioriteitenlijstje? Je social media en het bijhouden van je website? Perfect, dan kies je een VA die daar verschrikkelijk goed in is.

‘Een VA betalen? Ik ben al blij als ik mijn eigen boodschappen kan betalen.’

Veel zzp’ers weten best dat ze baat zouden hebben bij een virtuele assistent, maar durven zich niet aan de vaste kosten te verbinden. Marjolein spiegelt haar potentiële klanten daarom altijd voor: ‘Als het goed is, is jouw tarief hoger dan dat van mij. Als je dan bedenkt hoeveel je had kunnen verdienen in die 10 uur per week die je hebt besteed aan social media en website updates. Geef mij die 10 uur en we hebben een win-win situatie!’

Maar ik kan toch niet maar zo mijn kindje uit handen geven?

Je moet zeker niet zomaar de sleutels van je bedrijf aan de eerste de beste voorbijganger meegeven. Een klik is het allerbelangrijkste, zeggen alledrie de virtuele assistants. Je moet een stukje controle over ‘je kindje’ loslaten en daarvoor is vertrouwen nodig. ‘Als ik geen klik heb met iemand, dan beveel ik iemand anders uit het VA-netwerk aan’, zegt Willy van Putten. Dat netwerk is groot en de assistenten verwijzen regelmatig naar elkaar. Ze zien elkaar niet als concurrenten, maar als aanvulling. ‘Voor VA’s geldt hetzelfde als voor ondernemers.’ vertelt Ingrid. ‘Iedereen is anders en je kunt niet overal goed in zijn.’ Ook beseft ze zich heel goed hoe groot het vertrouwen is, dat een opdrachtgever in haar vestigt. ‘Ik zorg altijd voor transparante communicatie en zet dat stapje extra om ervoor te zorgen dat ik precies snap wat iemand bedoelt.’

Oké, doe mij maar zo’n assistant! Waar vind ik een VA?

Je kunt VA’s eenvoudig vinden via de freelancers-database op Hoofdkraan.nl of je plaatst een oproep op Facebook (de natuurlijke habitat van veel VA’s).Ingrid raadt aan om goed van tevoren na te denken over wat je uit handen wilt geven en daar geschikte kandidaten bij te zoeken. Drink vervolgens een kop koffie en ontdek of je een beetje op één lijn zit. Ze waarschuwt zzp’ers om geen kopie van zichzelf te zoeken. ‘Iemand moet je juist aanvullen!’ Marjolein geeft om die reden altijd de eerste drie uur cadeau. Ook werktechnisch moet je elkaar een beetje leren kennen en heb je als VA tijd nodig om de werkprocessen van je opdrachtgever door te krijgen. Na drie uur hebben beide partijen een goed beeld van elkaar en kan een vruchtbare samenwerking van start gaan. Het is ook helemaal niet gek om meerdere VA’s te hebben. Zo had Ingrid een opdrachtgever die wel zes VA’s had. Eén voor techniek, één voor sales, één voor het dagelijks management en nog een aantal meer. Ze was een klein bedrijfje geworden en groeide als een malle!

Zal ik dan ook maar meteen mijn bankgegevens en huissleutels overdragen aan de virtual assistant?

De mate van inzicht, vertrouwen en handelingsvrijheid die een virtual assistant van een opdrachtgever krijgt is heel wisselend. Je kan ervoor kiezen om uitsluitend een aantal specifieke taken uit te besteden, maar je kan ook meteen je pincode geven, zodat de VA zonder jouw bemoeienis je bankzaken op orde kan houden. ‘De klant blijft koning’ zegt Willy. Sommige klanten willen iedere dag bellen en bij anderen volstaat een wekelijkse e-mail. Je kan de werkzaamheden van de VA vrijwel helemaal naar eigen smaak en budget inrichten.