Virtual Assistant (VA) – Fashion Webshop (Remote)

Virtual Assistant (VA) – Fashion Webshop (Remote)

Over de rol

Voor onze groeiende fashion webshop zoeken we een proactieve Virtual Assistant die helpt met de dagelijkse operatie én meedenkt over groei. Jij zorgt dat de shop netjes draait: producten staan strak online, klanten krijgen snelle en fijne service, en achter de schermen loopt alles op rolletjes. Je houdt van structuur, hebt oog voor stijl en vindt het leuk om in e-commerce te werken.

Uren: 8–16 uur per week (opbouw mogelijk)
Start: zo snel mogelijk
Locatie: remote (NL)
Type: freelance / zzp

?

Jouw verantwoordelijkheden

1) Webshop & productbeheer
• Producten beheren (titel, omschrijving, varianten, maatvoering, voorraad, prijzen)
• Productpagina’s optimaliseren: foto-volgorde, maatadvies, materiaalinfo, USP’s
• Collecties/categories bijhouden (nieuw binnen, sale, bestsellers)
• Basis SEO: metabeschrijvingen, alt-teksten, zoekwoorden verwerken
• Controleren op foutjes: links, afbeeldingen, voorraad, kortingscodes

2) Klantenservice (premium & on-brand)
• Beantwoorden van e-mails/DM’s (levering, maatadvies, retouren, klachten)
• Retourproces begeleiden (labels, tracking, terugbetalingen, ruilingen)
• Orderstatus checken, uitzonderingen signaleren (vertraging, verkeerd adres)
• FAQ up-to-date houden en standaardtemplates slim verbeteren

3) Order- & fulfilment support
• Orders monitoren en escaleren bij issues
• Samenwerken met fulfilmentpartner/bezorgdienst (bijv. PostNL/DHL)
• Track & trace en “where is my order” professioneel afhandelen
• Kwaliteitsissues registreren (defecten, missing items, verkeerde pick)

4) Content & social ondersteuning (light, maar stijlgevoelig)
• Content inplannen (bijv. Instagram, Pinterest) op basis van aangeleverde content
• Korte captions/hashtags volgens brand tone-of-voice
• UGC verzamelen, organiseren en toestemming beheren
• Meedenken over acties: drops, sale, bundels, gift guides

5) Administratie & rapportage
• Wekelijkse mini-rapportage: omzet, bestsellers, retourredenen, klantvragen
• Procesverbeteringen voorstellen (templates, automatisering, workflows)
• Taken organiseren in Asana/Trello/Notion (of jouw systeem)

?

Wat jij meebrengt (must-haves)
• Ervaring als VA in e-commerce óf aantoonbare webshop-ervaring
• Sterke Nederlandse schrijfvaardigheid (klantvriendelijk, kort en helder)
• Nauwkeurig: jij spot fouten voordat klanten ze zien
• Proactief: je ziet werk liggen en pakt het op
• Discreet en betrouwbaar met klantdata

?

Nice-to-haves
• Ervaring met Shopify (of WooCommerce)
• Basiskennis e-mailmarketing (Klaviyo/Mailchimp)
• Canva skills (simpel banners/stories aanpassen)
• Pinterest of Instagram Shopping ervaring
• Basis kennis van analytics (Shopify/GA4)

?

Tools (pre)
• Shopify, Gmail/Helpdesk (Gorgias/Zendesk), Instagram
• Canva, Google Drive/Sheets
• Asana/Trello/Notion
• Klaviyo (pré)

?

KPI’s / succes in deze rol
• Reactietijd klantenservice: < 24 uur (werkdagen)
• Foutloze productuploads & schone webshop (minimale correctierondes)
• Retourredenen inzichtelijk en dalend door betere info/maatadvies
• Stabiele orderflow: issues vroeg signaleren en oplossen
• Consistente tone-of-voice in alle klantcommunicatie

?

Wat je van ons krijgt
• Duidelijke onboarding + templates
• Veel vrijheid en vertrouwen (als jij ownership pakt)
• Groei: meer uren/extra verantwoordelijkheden mogelijk (bijv. e-mailmarketing, content lead)
• Samenwerken met een merk met oog voor kwaliteit & aesthetics

?

Sollicitatie

Stuur:
1. Korte intro + relevante ervaring
2. Tools waar je mee werkt
3. Beschikbaarheid per week
4. Uurtarief
5. (Optioneel) een paar voorbeelden van klantmails die jij zou sturen bij: “Waar blijft mijn pakket?” / “Ik wil ruilen, hoe werkt dat?”