Functioneel Beheerder LET OP! SLUITINGSDATUM VAN DEZE AANVRAAG IS 11-8 17.00 UUR

Wij zoeken naar een Functioneel Beheerder.

Resultaatgebied van het onderdeel Projectondersteuning:
Projectondersteuning, waarvan de Functioneel Beheerder deel uit maakt, is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Dienst NoordZuidlijn op het gebied van ICT, documentbeheer, Facilitaire Zaken, HRM en secretariaat.

Resultaatgebieden van de functie:
Optimale functionele werking van alle applicaties specifiek voor de Dienst NoordZuidlijn, momenteel (globaal in volgorde van omvang van aantal gebruikers / tijdsbesteding):
- Zylab; Documentmanagementsysteem (DMS), wordt binnenkort vervangen
- Aenova TIMenterprise; Urenregistratiesysteem (URS)
- GEOC; Financiële administratie
- Risicoapplicatie; Risicomanagementsysteem.

1. Geleverde ondersteuning aan gebruikers van bovengenoemde applicaties (gebruiksbeheer):
- Verleent ondersteuning bij het gebruik van de applicaties. Dit is in de vorm van opleidingen aan nieuwe gebruikers, beantwoorden van (tweedelijns) vragen over hoe om te gaan met de systemen.
- Handelt incidenten af
- 1e lijns afhandeling van incidenten vindt plaats bij de ICT-helpdesk van IVV. Kan men daar een incident niet afhandelen, dan wordt het doorgespeeld naar de Functioneel Beheerder (2e lijn), om na te gaan of hij/zij (al of niet met ondersteuning door technisch beheer) het knelpunt kan oplossen.
- Volgt de voortgang van uitstaande incidenten op het gebied van genoemde applicaties.
- Is verantwoordelijk voor regelmatige rapportages over incidenten en andere geleverde diensten. De broninformatie hiervoor zal grotendeels door IVV/DIA moeten worden geleverd.
- Doet de opzet en toewijzing van rapporten, menu's en gebruikersrechten (autorisatiebeheer), alleen voor het DMS (niet voor de overige applicaties).
- Onderhoudt enerzijds contact met tal van leveranciers rond de applicaties zoals: het bedrijf Zylab Benelux, Dienst ICT, Getronics, Bureau Documentatie en Automatisering DIVV, etc. Anderzijds contact met gebruikers.
- Verwerkt adhoc informatie verzoeken m.b.t. management- en stuurinformatie.
- Houdt inzicht in het juiste en volledige gebruik van de applicaties (o.a. correcte vulling van velden).

2. Regelen van wijzigingenbeheer van genoemde applicaties:
- Onderkent informatiebehoeften en vertaalt deze naar functionaliteiten gericht op het optimaal benutten van de applicaties;
- Prioriteert, beheert en administreert wijzigingsverzoeken voortkomend uit wensen van de gebruikersorganisatie of externe partijen (wetgever);
- Stelt de impact vast van wijzigingsverzoeken voor de bedrijfsprocessen, de systemen en de administratieve organisatie.

3. Functionaliteitenbeheer:
- Zet de uitvoering van wijzigingsverzoeken door leveranciers in gang. Doorgaans zullen de leveranciers de wijzigingsverzoeken uitwerken in concrete voorstellen tot upgrade of andere noodzakelijke aanpassing van de applicatie;
- Maakt acceptatiestestplannen en voert acceptatietesten uit;
- Past gebruikershandleidingen en procesbeschrijvingen aan en verspreidt ze;
- Stemt implementatieplannen af voor het invoeren van gewijzigde onderdelen van de applicaties met technisch beheer van IVV en/of andere derde partijen;

4. Behoeftenmanagement:
- Identificeert, diagnosticeert de hoofdoorzaken van incidenten, om herhaling van deze verstoringen te voorkomen;
- Identificeert (potentiële) problemen en maakt deze kenbaar bij het management;
- Onderkent informatiebehoeften van NoordZuidlijn en vertaalt deze naar functionaliteiten gericht op het optimaal benutten van de applicaties.

Opleiding en ervaring:
- HBO werk- en denkniveau
- Kennis van de werking en mogelijkheden van DMS (Zylab, Decos kennis is een pré)
- Kennis van informatieanalyse methoden en technieken
- Kennis van technieken voor Administratieve Organisatie
- Ervaring m.b.t. het testen van ICT systemen
- Kennis van het vakgebied van projectmanagement, met name bij grote infrastructurele projecten
- Zeer goede communicatieve vaardigheden
- Sterk in prioriteiten stellen en planning

Overleg en contacten:
- Regelmatig overleg met een automatiseringsafdeling van IVV (Helpdesk en Technisch beheer);
- Met leveranciers voor het aansturen van opdrachten tot systeemwijziging / functioneren;
- Wijzigings- en gebruikersoverleg met de gebruikersorganisatie;
- Maakt deel uit van de pool 'Functioneel beheer DMS' die samen met DIVV gevormd wordt
- Maakt deel uit van de werkgroep 'Introductie EDM'

Beslissingsbevoegdheid en contrle:
Neemt beslissingen over de wijze van ondersteuning van de gebruikers van de applicaties en over de wijze van uitvoering van de eigen werkzaamheden van de Functioneel Beheerder.

Zorgt voor controle op de uitvoering van werkzaamheden aan de genoemde applicaties.